Statutární město Ostrava - městský obvod Slezská Ostrava, se sídlem Těšínská 35, 710 16 Slezská Ostrava, IČO 008 45 451, jako správce osobních údajů (dále jen jako „správce“ nebo „správce osobních údajů“), si vás tímto za účelem naplnění zásady transparentnosti ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen "nařízení GDPR" – úplný text zde) dovoluje informovat o základních aspektech zpracování osobních údajů, která probíhají v rámci činnosti Úřadu městského obvodu Slezská Ostrava, jakož i o vašich právech jako subjektů údajů a způsobech jejich uplatnění. Správce osobních údajů neprovádí jejich profilování.
Nařízení GDPR je přímo použitelným právním předpisem Evropské unie na úseku ochrany osobních údajů. V České republice na tento předpis navazuje a povolené odchylky upravuje zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Nařízení GDPR v čl. 30 ukládá správcům vést záznamy o činnostech zpracování. Tyto záznamy obsahují základní informace o každé činnosti, při které v činnostech městského obvodu Slezská Ostrava dochází ke zpracování osobních údajů. Zjednodušeně řečeno se jedná o záznamy, jaké a čí osobní údaje jsou zpracovávány, proč se tak děje, kterými právními a vnitřními předpisy se jejich zpracovávání řídí, komu jsou osobní údaje případně předávány, jak dlouho jsou tyto osobní údaje uchovávány, jakým způsobem jsou chráněny před zneužitím, neoprávněným přístupem a neoprávněnými změnami. Záznamy jsou přístupné v elektronické podobě na konci níže uvedeného textu (za bodem 8) pod názvem "Přehled zpracování osobní údajů".Tyto záznamy jsou přístupné k nahlédnutí také v písemné podobě u odpovědné osoby pro oblast ochrany osobních údajů u Úřadu městského obvodu Slezská Ostrava (bod 9.)
Níže pod body 1 – 9 zveřejňujeme obecné informace o zpracovávání osobních údajů.
V rámci činnosti správce dochází ke zpracování osobních údajů pro mnoho rozlišných účelů, přičemž všechny tyto účely jsou podrobně popsány v přehledu zde.
Osobní údaje zpracováváme na základě různých právních titulů, které můžeme rozdělit do těchto kategorií:
Při činnostech městského obvodu Slezská Ostrava jako veřejného subjektu je ve většině případů důvodem pro zpracování osobních údajů plnění právní povinnosti (nejčastěji výkon veřejné správy), a dále plnění smlouvy (např. smlouvy uzavřené na základě veřejné zakázky, dotační smlouvy, nájemní smlouvy apod.). Udělení souhlasu ke zpracování osobních údajů připadá v úvahu pouze tehdy, pokud nelze konkrétní činnost zpracovávání osobních údajů podřadit pod jiný výše uvedený důvod. Pokud je zpracování osobních údajů pro některé účely založeno na souhlasu subjektu údajů a tento souhlas byl udělen, lze udělený souhlas subjektem údajů kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů před jeho odvoláním. Subjekt údajů může souhlas odvolat jeho odvoláním doručeným správci na kontaktní údaje uvedené níže v bodě 8.
K předávání osobních údajů (mezi správcem a zpracovateli) – dochází buď na základě zákona při výkonu veřejné správy, nebo na základě smluvního vztahu. Osobní údaje lze předávat pouze ve stanoveném rozsahu.
Správce systematicky osobní údaje do třetích zemí a mezinárodním organizacím mimo EU neposkytuje. Osobní údaje jsou předávány do třetích zemí a mezinárodním organizacím mimo EU pouze v případech, kdy tak stanoví mezinárodní smlouva nebo právní předpis vydaný k jejímu provedení (viz agenda matriky a agenda přestupková).
V souvislosti s činností správce jsou osobní údaje zpracovávány v souladu s nařízením GDPR pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění jednotlivých účelů zpracování. Po naplnění stanovených účelů jsou osobní údaje ukládány v souladu s právními předpisy.
Správce osobních údajů neprovádí profilování osobních údajů. Profilování je jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů, na základě které dochází k vyhodnocení nebo předvídání aspektů v chování osob. Mezi formy profilování řadíme např. vyhodnocení ekonomické situace osob pro účely nabídky vhodného finančního nebo pojistného produktu, vyhodnocení zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, místa, kde se nachází, nebo kde se obvykle pohybuje.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů u konkrétně vykonávaných agend je podrobně uveden v přehledu zde.
V souladu se zásadami nařízení GDPR jsou osobní údaje ve formě, které umožňují vaši identifikaci, uchovávány po dobu nezbytnou pro naplnění stanovených účelů zpracování v souladu se lhůtami uvedenými v příslušných právních předpisech, smlouvách, vnitřních předpisech správce nebo v uděleném souhlasu (pokud je udělen jen na omezenou dobu). Po naplnění účelu zpracování je zpracování osobních údajů ukončeno, nicméně dokumenty podléhající archivaci jsou nadále uchovávány pro archivační účely v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o archivnictví”), a se spisovým řádem Úřadu městského obvodu Slezská Ostrava.
Zákon o archivnictví definuje spisový řád jako vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Dle § 66 odst. 2 zákona o archivnictví je součástí spisového řádu spisový a skartační plán. Ten obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Dle § 66 odst. 4 zákona o archivnictví, počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Pokud určený původce pro příslušný dokument nebo spis stanoví jinou skutečnost jako spouštěcí událost, připojí ke skartační lhůtě uvedené ve spisovém a skartačním plánu poznámku o této spouštěcí události.
Spisový a skartační plán je možné stáhnout zde
Jako subjekt údajů máte kromě obecného práva na informace o zpracování následující práva, jejichž výkon správce osobních údajů plně respektuje:
Svá práva můžete uplatnit na základě žádosti, která může být podána:
Potvrzení vaší totožnosti je vyžadováno z důvodu zajištění ochrany, že práva nebudou zneužita jinými osobami, a také z důvodu, aby osobní údaje nebyly poskytnuty neoprávněně jiné osobě.
V případě žádosti o uplatnění vašich práv dle předchozího článku vám bude informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu však lze v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit až o další dva měsíce. O prodloužení lhůty a důvodech pro takové prodloužení budete informováni ve lhůtě do jednoho měsíce od podání žádosti. V případě, že správce nepřijme opatření, o která žádáte, budete o takové skutečnosti informování bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti, a to včetně důvodů nepřijetí opatření. V takovém případě máte možnost podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu. Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.
Veškeré žádosti k uplatnění práv dle předchozího článku budou vyřizovány bezplatně. Výjimkou je poskytování kopií zpracovávaných osobních údajů, kdy platí, že za opětovnou žádost o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů může správce účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.
Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů:
Ing. Petr Štětka, e-mail: petr.stetka@moore-czech.cz, tel. kontakt: +420 227 031 495
Pro úplnost uvádíme, že smlouva na zajištění služeb pověřence pro ochranu osobních údajů byla uzavřena se společností Moore Advisory CZ s.r.o., se sídlem Karolinská 661/4, Karlín, 186 00 Praha 8, kontaktní osobou pověřence pro ochranu osobních údajů je Ing. Petr Štětka, tel.: +420 227 031 495, e-mail: petr.stetka@moore-czech.cz, ID datové schránky: q4hs4wu.
Kontakt na správce osobních údajů:
ID datové schránky: 56zbpub
e-mail: posta@slezska.cz
adresa: Statutární město Ostrava - městský obvod Slezská Ostrava, se sídlem Těšínská 35, 710 16 Slezská Ostrava
Odpovědná osoba pro oblast ochrany osobních údajů u Úřadu městského obvodu Slezská Ostrava:
Mgr. Martina Bartko, právník, odbor právní,
tel. kontakt: +420 599 410 429, kancelář č. 402 (3.patro), budova Úřadu městského obvodu Slezská Ostrava, náměstí Jurije Gagarina 1196/4 – místo pro podávání žádostí při uplatňování práv subjektu údajů v úředních hodinách.
Co je to cookies?
Cookies se rozumí informace uchovávané v krátkých textových souborech, umístěných na počítač z webové sítě. Tyto cookies mohou být čteny webovými stránkami během pozdějších návštěv, kdy slouží k rozlišování jednotlivých uživatelů, ukládají se do nich uživatelské předvolby apod. a zjednodušují a zrychlují tak používání webů. Cookies mají význam pro ochranu soukromí a v žádném případě nelze cookies použít pro zjištění totožnosti návštěvníků.
Jaká cookies používáme?
Na těchto webových stránkách jsou používány soubory cookies a další síťové identifikátory. Provozovatel stránek má k údajům ve Vašem zařízení přístup nebo je ukládá. Soubory cookies používané na těchto stránkách jsou pouze technického charakteru a neobsahují žádné osobní údaje. Jejich použití je nezbytné pro základní funkce internetových stránek (zapamatování jazykového nastavení, provoz a správa služeb, ochrana proti spamu, podvodu a zneužití) a nelze je deaktivovat bez dopadu na funkci webu.
Seznam používaných souborů cookies
SL_C_*_KEY - | ostrava.cz - | neklasifikováno - | HTTP - | 2 roky |
SL_C_*_SID - | ostrava.cz - | neklasifikováno - | HTTP - | 2 roky |
SL_C_*_VID - | ostrava.cz - | neklasifikováno - | HTTP - | 2 roky |
Agenda | Činnosti | Účel zpracování |
---|---|---|
Agenda RMOb a ZMOb | Materiály do Rady a Zastupitelstva městského obvodu Slezská Ostrava, zápisy, prezenční listiny a další písemnosti z jednání komisí, příprava materiálů RMOb a ZMOb, kontrola materiálů pro RMOb, ZMOb | Materiály do Rady a Zastupitelstva městského obvodu Slezská Ostrava, zápisy, prezenční listiny a další písemnosti z jednání komisí, příprava materiálů RMOb a ZMOb, kontrola materiálů pro RMOb, ZMOb. Zajištění výkonu samosprávy a výkonu přenesené působnosti. |
Agenda RMOb a ZMOb | Materiály do Rady a Zastupitelstva městského obvodu Slezská Ostrava, zápisy, prezenční listiny a další písemnosti z jednání komisí, příprava materiálů RMOb a ZMOb | Zajištění výkonu samosprávy a činností v samostatné působnosti |
Agenda RMOb a ZMOb | Příprava a kontrola materiálů do rady městského obvodu a zastupitelstva městského obvodu | Zajištění výkonu samosprávy |
Agenda soudních řízení | Agenda soudních řízení, soudní spory, spory z právních vztahů městského obvodu. Zastupování městského obvodu před soudy všech stupňů ve sporech vzniklých v rámci všech odborů úřadu po dohodě s příslušným vedoucím odboru. | Agenda soudních řízení, soudní spory, spory z právních vztahů městského obvodu. Zastupování městského obvodu před soudy všech stupňů ve sporech vzniklých v rámci všech odborů úřadu po dohodě s příslušným vedoucím odboru. |
Agenda zpracování materiálů RMOb, ZMOb a komise RMOb | zápisy, prezenční listiny a další písemnosti z jednání komise RMOb | zajištění výkonu samosprávy |
Archivnictví a spisová služba | vedení centrální spisovny | vedení centrální spisovny |
Auditní činnost | Auditní činnost | Ověření vnitřního kontrolního systému vč. hodnocení a řízení rizik a zpracování protokolů a zpráv z kontrol provedených vnějšími kontrolními orgány |
Azylový dům pro rodiny s dětmi | poskytování ubytování a sociálních služeb v Azylovém domě pro rodiny s dětmi | poskytování ubytování a sociálních služeb v Azylovém domě pro rodiny s dětmi |
BOZP a PO | Zajištění podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, zajištění školení a ověření znalostí a absolvování testů, evidence pracovních úrazů | dodržování příslušných předpisů BOZP a PO |
Bydlení v Domech s pečovatelskou službou (DPS) a Komunitním domě pro seniory (KoDuS) | vedení evidence žádostí o přidělení bytu v DPS Hladnovská, DPS Heřmanická a KoDuS a seznam obyvatel v DPS a KoDuS | stanovení umístění v pořadníku a vedení a evidence žádostí o přidělení bytu v DPS Hladnovská, DPS Heřmanická a KoDuS, vedení kontaktních údajů nájemníků DPS a KoDuS |
Czech POINT - kontakní místo veřejné správy | výpis z veřejných rejstříků, změny v informačním systému datových schránek | výpis z veřejných rejstříků, změny v informačním systému datových schránek |
Činnost klubu seniorů | zpracování agendy týkající se činnosti klubu seniorů | zpracování agendy týkající se činnosti klubu seniorů |
Dotace, dary | žádosti, přiznané dotace a dary, vyúčtování | projednání a případný souhlas s poskytnutím dotací a darů, zpracování smluv |
Evidence obyvatel | zrušení trvalého pobytu, změna adresy místa trvalého pobytu, ukončení trvalého pobytu na území ČR, vydání výpisu trvale hlášených osob, poskytování údajů z agendového informačního systému evidence obyvatel (AISEO), zřízení adresy pro doručování v AISEO, zprostředkování kontaktu | výkon státní správy na úseku evidence obyvatel |
Finanční hospodaření | účetnictví, KOF - kniha odeslaných faktur, KDF - kniha došlých faktur , pokladna, poukazy, příjmy, hotovost, bezhotovost | účetnictví, KOF - kniha odeslaných faktur, KDF - kniha došlých faktur , pokladna, poukazy, příjmy, hotovost, bezhotovost |
Kontrolní činnost | veřejnosprávní kontroly, kontroly příjemců dotací | veřejnosprávní kontroly, kontroly příjemců dotací |
Kronika | zpracování článků a fotografií | zdokumentování významných událostí a fotografií |
Kulturní a společenské akce | kulturní a společenské akce, návrhy na ocenění pedagogů | pořádání kulturních a společenských akcí, ocenění pedagogů |
Legalizace a vidimace | úkony spojené s úředním ověřením pravosti podpisu na listině nebo shody listiny, vedení ověřovacích knih | ověření pravosti podpisu na listině nebo shody listiny |
Materiály předkládané do Rady městského obvodu Slezská Ostrava a Zastupitelstva městského obvodu Slezská Ostrava | Materiály předkládané do Rady městského obvodu Slezská Ostrava a Zastupitelstva městského obvodu Slezská Ostrava, zápisy, prezenční listiny a další písemnosti z jednání komisí, příprava materiálů RMOb a ZMOb | Zajištění výkonu samosprávy a činností v samostatné působnosti |
Materiály rady města a zastupitelstva | Zápisy, prezenční listiny a další písemnosti z jednání finančního výboru, materiály RM a ZM. | Zajištění výkonu samosprávy a výkonu přenesené působnosti |
Matriky | vedení matriky | evidence matričních událostí - narození, úmrtí, manželství a registrovaného partnerství, vedení správního řízení ve věcech matriky (pozn.: kategorie subjektů údajů a rozsah zpracovávaných osobních údajů zahrnuje nejčastější údaje; není vyloučeno, že může dojít ke zpracování i jiných osobních údajů a o jiných subjektech, než jsou uvedeny) |
Místní a krajské referendum | zajištění průběhu místního a krajského referenda | zajištění průběhu místního a krajského referenda |
Místní poplatky | správa místních poplatků - zvláštní užívání veřejného prostranství (zábory veřejného prostranství) | správa místních poplatků - zvláštní užívání veřejného prostranství (zábory veřejného prostranství) |
Místní poplatky - evidence psů | správa místních poplatků (evidence psů) | správa místních poplatků (evidence psů) |
Myslivost | Lovecké lístky | vydávání loveckých lístků |
Občanské obřady a slavnosti | vítání občánků, jubilanti, jubilejní svatby, výročí | vítání občánků, jubilanti, jubilejní svatby, výročí, vytváření přání jubilantům a PF |
Občanské průkazy a cestovní doklady | oznámení o ztrátě, odcizení, odevzdání a zadržení neplatného | oznámení o ztrátě, odcizení, odevzdání a zadržení neplatného |
Odborné praxe žáků a studentů | uzavření a plnění smlouvy o zabezpečení odborné praxe (stáže) studentů vzdělávacích institucí na základě zájmu školy či jiné vzdělávací instituce s přihlédnutím k potřebám městského obvodu | zabezpečení odborné praxe (stáže) studentů vzdělávacích institucí |
Odborné sociální poradenství | Poskytování služby odborného sociálního poradenství | Poskytování služby odborného sociálního poradenství |
Ochrana přírody a krajiny | Povolování kácení dřevin | povolování kácení dřevin, ukládání náhradní výsadby, vydávání závazného stanoviska ke kácení dřevin |
Ochrana zvířat proti týrání | Označení psa čipem a přihlášení do evidence | evidence čipovaných psů, ochrana zvířat proti týrání |
Opatrovnictví | výkon veřejného opatrovnictví | výkon veřejného opatrovnictví |
Parkovací karty | Přenesená působnost - vydávání rezidentních a abonentních parkovacích karet | přenesená působnost - vydávání rezidentních a abonentních parkovacích karet |
Péče o památky, pomníky, památníky a umělecká díla | péče o památky, pomníky, památníky a umělecká díla | vedení evidence a péče o památky, pomníky, památníky a umělecká díla |
Pečovatelská a odlehčovací pobytová služba | poskytování pečovatelské služby a odlehčovací pobytové služby | poskytování pečovatelské služby a odlehčovací pobytové služby |
Personální agenda | osobní spisy zaměstnanců, dohody o pracích mimo pracovní poměr, evidence mladistvých, agenda členů zastupitelstva a komisí | personální agenda |
Personální agenda | přijímání zaměstnanců | výběr zaměstnanců |
Petice a stížnosti | Vyřizování petic a stížností | Reakce na podněty fyzických a právnických osob |
Platová agenda | mzdové listy, evidenční listy důchodového pojištění, potvrzení k žádosti o důchod | přehled o výdělcích za daný rok, roční zúčtování daně z příjmu, pro účely důchodového pojištění |
Pohřebnictví, válečné hroby a pietní místa na veřejných pohřebištích | Pohřebnictví, válečné hroby a pietní místa na veřejných pohřebištích | agenda spojená s oblastí pohřebnictví, válečných hrobů a pietních míst na veřejných pohřebištích |
Pomoc seniorům a dalším potřebným osobám při zajištění očkování | zprostředkování očkování | pomoc při zajištění očkování zájemců |
Poskytování informací | Zveřejňování určených informací a podávání informací na základě žádosti. | 1. Povinnost veřejné správy poskytovat a aktivně zpřístupňovat informace o své činnosti zveřejněním. 2. Poskytování informací na základě žádostí osob. |
Povinné testování zaměstnanců na přítomnost nákazy COVID-19 | Testování zaměstnanců na přítomnost nákazy COVID-19 antigenními testy v rozsahu 1 x týdně. Samoodběr zaměstnanců pomocí testů poskytnutých zaměstnavatelem. Podrobnosti stanovuje vnitřní předpis: Příkaz tajemníka č. 1/2021, k provádění testování zaměstnanců za účelem zjištění nemoci Covid 19 v podmínkách Úřadu městského obvodu Slezská Ostrava. | Předcházení dalšího šíření onemocnění COVID-19, zvýšení bezpečnosti pracovního prostředí, prokázání plnění a kontroly plnění povinností uložených správci právními předpisy k ochraně obyvatelstva před dalším rozšířením onemocnění COVID-19 způsobené novým koronavirem SARS-CoV-2 |
Právní, ekonomické a účetní činnosti | 1. Sjednávání smluv (objednávek), jejich tvorba a kontrola správnosti, evidence, publikace, ukládání a archivace. 2. vystavování a evidence účetních a daňových dokladů, vedení účetnictví a s ním spojených evidencí pohledávek, závazků, majetku atp. 3. činnosti plynoucí ze závazkových vztahů. | Zajišťování úkolů a potřeb v samostatné a přenesené působnosti; vedení průkazného účetnictví |
Právní služba | Poskytování právních služeb a poradenství starostovi, pro všechny odbory úřadu a útvar interního auditu, s výjimkou odboru vnitřních věcí, dohlížení nad dodržováním zákonnosti při výkonu samostatné působnosti, agenda soudních řízení, zastupování městského obvodu před soudy. Z hlediska souladu s právními předpisy provádění kontroly materiálů předkládaných radě a zastupitelstvu městského obvodu. Kontrola smluv a jiných závazků, účast na procesu uzavírání smluv a vzniku těchto závazků. Podílení se na přípravě a vydávání interních právních aktů. Zajišťování právní podpory při zpracovávání zřizovacích listin příspěvkových organizací a jednotek sboru dobrovolných hasičů. | Poskytování právních služeb a poradenství starostovi, pro všechny odbory úřadu a útvar interního auditu, s výjimkou odboru vnitřních věcí, dohlížení nad dodržováním zákonnosti při výkonu samostatné působnosti, agenda soudních řízení, zastupování městského obvodu před soudy. Z hlediska souladu s právními předpisy provádění kontroly materiálů předkládaných radě a zastupitelstvu městského obvodu. Kontrola smluv a jiných závazků, účast na procesu uzavírání smluv a vzniku těchto závazků. Podílení se na přípravě a vydávání interních právních aktů. Zajišťování právní podpory při zpracovávání zřizovacích listin příspěvkových organizací a jednotek sboru dobrovolných hasičů. |
Projektová příprava | Administrace projektové přípravy | Dokumenty spojené s přípravou projektu jako smlouvy, stavební deníky, zápisy z kontrolních schůzek na stavbě apod. |
Provozování loterií a jiných podobných her | Povolování výherních hracích přístrojů | Povolování VHP |
Přestupková řízení | Vedení řízení o přestupku | Objasňování a projednávání přestupků |
Přestupková řízení | Vedení řízení o přestupku | Objasňování a projednávání přestupků, výkon veřejné moci |